Datenschutzinformationen für Tellmachines und Zeradion

Diese Erklärung informiert über die Verarbeitung in eigener Verantwortung Zeradions. Für die Verarbeitung von Kundengesprächen im Auftrag eines Geschäftskunden gelten dessen Datenschutzinformationen und die mit Zeradion vereinbarte AVV.

1 Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich ist Zeradion UG (haftungsbeschränkt), Silberne-Fisch-Gasse 10, 93047 Regensburg, Deutschland, vertreten durch Geschäftsführer Daniel Schellhorn. Kontakt: hello@zeradion.com, Telefon +49 941 9000 3200. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an legal@zeradion.com; Support erreichen Sie unter support@zeradion.com.

Diese Erklärung gilt für unsere Unternehmens- und Produktwebsites, Tellmachines-Studio, eigene Demos, Registrierung, Vertragsabwicklung und Support, soweit wir die jeweiligen Zwecke selbst bestimmen. Betreibt ein Geschäftskunde einen Assistenten für seine Anrufer oder Websitebesucher, bestimmt dieser Kunde die Zwecke der betreffenden Kommunikation. Wir unterstützen ihn dabei als Auftragsverarbeiter. Eine Anfrage an uns leiten wir erforderlichenfalls an ihn weiter.

2 Grundlagen und erforderliche Angaben

Wir verarbeiten Daten für Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind. Handeln Sie als Beschäftigte oder Ansprechpartner eines Geschäftskunden, stützen wir die geschäftliche Kommunikation und Vertragsverwaltung auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO; unser Interesse ist eine verlässliche Zusammenarbeit mit dem vertretenen Unternehmen. Gesetzliche Pflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO Grundlage.

Für Registrierung, Verifikation, eine Bestellung und die Bearbeitung konkreter Anliegen benötigen wir die jeweils gekennzeichneten erforderlichen Angaben. Ohne diese können wir die entsprechende Funktion oder Leistung nicht bereitstellen. Freiwillige Angaben sind als solche erkennbar. Bitte teilen Sie nur die für Ihr Anliegen notwendigen Informationen mit.

3 Websiteaufruf und Sicherheit

Bei einem Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeit, angefragte Adresse, Übertragungs-/Statusdaten und Angaben zum verwendeten Browser beziehungsweise Betriebssystem. Dies ermöglicht Auslieferung, Fehleranalyse und Schutz vor Missbrauch. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO; unsere Interessen sind sicherer und funktionsfähiger Betrieb.

Die Tellmachines-Marketingwebsite und die produktive Plattform werden über Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Deutschland, betrieben. Weitere gebuchte Infrastruktur-/Mailleistungen können über Hetzner Online GmbH, Deutschland, erfolgen. Eigenständige Web-/Infrastrukturleistungen werden den tatsächlich verwendeten Domains und Funktionen zugeordnet. Eigene Inhalte und Schriften werden selbst gehostet; beim bloßen Erstaufruf der Marketingwebsite werden keine eigenen Analyse- oder Werbetracker geladen.

Web- und Sicherheitsprotokolle werden nur für die genannten Zwecke gespeichert. Allgemeine Webzugriffsprotokolle werden nach sieben Tagen gelöscht oder anonymisiert; gesonderte Sicherheitsprotokolle zur Missbrauchs- und Angriffserkennung nach 30 Tagen. Bei einem konkreten Vorfall können erforderliche Auszüge bis zur Klärung und Rechtsverfolgung länger gesichert werden.

4 Cookies und sonstiger Browserspeicher

Browser-Speicher kann der sicheren Anmeldung, Formularabsicherung und von Ihnen gewählten Bedienfunktionen dienen. Nicht jede Technik ist ein Cookie; auch Local Storage und Service-Worker-Caches können Informationen auf Ihrem Gerät speichern. Für unbedingt erforderliche Vorgänge eines ausdrücklich gewünschten Dienstes gilt § 25 Abs. 2 TDDDG. Für andere Speicher-/Zugriffsvorgänge ist eine vorherige Einwilligung erforderlich. Die zusätzliche Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach den in dieser Erklärung genannten DSGVO-Grundlagen.

Die Marketingwebsite verwendet keine eigene Einbindung von Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, LinkedIn Insight, Matomo oder Hotjar und keine extern eingebetteten Google-Schriften oder YouTube-/Vimeo-Player. Formulare werden mit CSRF-Schutz, Honeypot und Ausfüllzeitprüfung gegen Missbrauch geschützt; ein eigener externer CAPTCHA-Dienst wird dafür nicht eingesetzt. Zahlungs- und Sprachfunktionen werden gesondert bei Nutzung geladen. Ihre jeweiligen Datenflüsse sind keine pauschal einwilligungsfreien Vorgänge.

Sie können gespeicherte Informationen in den Einstellungen Ihres Browsers löschen. Dadurch können Anmeldungen oder gewählte Einstellungen verloren gehen. Eine erforderliche Einwilligung muss vor dem jeweiligen optionalen Zugriff eingeholt und später widerrufbar sein; wir setzen solche Funktionen nur mit passender Steuerung ein.

5 Anfragen und Formulare

Bei Kontakt-, Partner- oder Supportanfragen verarbeiten wir die übermittelten Kontakt-/Unternehmensangaben, Nachrichten und die zur Zuordnung erforderlichen technischen Daten. Zweck ist die Bearbeitung und Beantwortung. Rechtsgrundlage ist je nach Bezug die Vertragsanbahnung beziehungsweise Vertragserfüllung oder unser berechtigtes Interesse an geschäftlicher Kommunikation und Missbrauchsschutz.

Empfänger sind die für das Anliegen zuständigen berechtigten Personen und eingesetzte Hosting-/Mailanbieter. Erledigte allgemeine Anfragen speichern wir grundsätzlich sechs Monate ab Abschluss. Supportvorgänge speichern wir grundsätzlich zwölf Monate ab Abschluss, um zusammenhängende Störungen und Rückfragen bearbeiten zu können. Nicht mehr benötigte Gesprächsvolltexte oder andere überschießende Inhalte werden früher gelöscht. Vertragsrelevante Korrespondenz und konkrete Rechtsfälle können entsprechend Abschnitt 10 länger aufbewahrt werden.

6 Registrierung Studio und Test

Wir verarbeiten Kontaktdaten, Unternehmens-/Kontozuordnung, Anmelde- und Verifikationsdaten, Rollen und Nutzungsinformationen zur Einrichtung und Verwaltung Ihres Accounts, zum Betrieb des Tests und zur Sicherheit. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Sicherheitsverfahren können Passkeys, TOTP, SMS-Codes oder Wiederherstellungscodes verwenden.

Für die Mobilverifikation und bestimmte Anmeldecodes nutzen wir Clickatell [konkrete Vertragsgesellschaft und Länder ergänzen]. Hierfür werden Mobilnummer und erforderliche Nachrichten-/Zustelldaten übermittelt. Die bestätigte Nummer begrenzt missbräuchliche wiederholte Tests. Ein erneuter kostenloser Test ist grundsätzlich erst drei Monate nach Ende des vorherigen Tests vorgesehen, ausgenommen dessen Umwandlung in einen bezahlten Tarif. Die hierfür erforderlichen Daten werden zweckgebunden behandelt.

Rechtsgrundlagen sind die Bereitstellung des angeforderten Kontos/Tests beziehungsweise unsere berechtigten Interessen an sicherem Zugang, Berechtigungsverwaltung und Missbrauchsvermeidung. Ein öffentliches Anruferprofil oder eine Bewertung von Personen wird dadurch nicht erstellt.

7 Bestellung Rechnung und Stripe

Bei einer Bestellung verarbeiten wir Vertrags- und Rechnungsangaben, gewählten Tarif, Entgelt-/Verbrauchsdaten, Bestell- und Zahlungsstatus sowie erforderliche Steuerdaten. Wir speichern die einbezogenen Vertragsfassungen und den Bestätigungsablauf als Vertragsnachweis. Grundlage sind Vertragsabwicklung, gesetzliche Rechnungs-/Nachweispflichten und gegebenenfalls unser berechtigtes Interesse an der Abwicklung mit dem vertretenen Unternehmen.

Zahlungen werden über Stripe abgewickelt. In unserem Studio wird dafür das Zahlungsformular eingebettet. Stripe verarbeitet je Zahlungsart insbesondere Identifikations-, Kontakt-, Zahlungs- und Transaktionsdaten; bei Karte beziehungsweise SEPA geben Sie entsprechende Zahlungsinformationen in die dafür vorgesehenen Felder ein. Für einzelne Zwecke handelt Stripe als Auftragsverarbeiter, für andere, insbesondere Betrugsprävention, gesetzliche Finanzpflichten und eigene Dienste, in eigener Verantwortung.

Stripe.js wird bei Nutzung der Zahlungsfunktionen geladen. Die erweiterte Betrugserkennung über zusätzliche Geräte- und Verhaltenssignale ist in unserer Einbindung ausdrücklich deaktiviert. Stripe verarbeitet weiterhin die für die gewählte Zahlung und deren Absicherung erforderlichen technischen Daten. Zusätzliche optionale Speicher- oder Zugriffsfunktionen aktivieren wir nicht ohne eine hierfür erforderliche vorherige und widerrufbare Einwilligung. Weitere Informationen: Datenschutz bei Stripe und Stripe Privacy Center.

Für unser deutsches Geschäftskonto nennen die Stripe-Vertragsbedingungen Stripe Payments Europe, Limited sowie für die einschlägigen regulierten Finanzdienste Stripe Technology Europe, Limited, beide Irland. Das verwendete deutsche Geschäftskonto ist Zeradion zugeordnet. Daten können im Rahmen der Stripe-Verarbeitung auch in die USA und weitere Länder gelangen; Abschnitt 9 gilt ergänzend.

8 Eigene KI Demos und Assistenten

In unseren eigenen Browser-/Telefon-Demos und Studio-Assistenten verarbeiten wir die zur angeforderten Interaktion erforderlichen Eingaben. Hierzu können Audio, Text, aufgerufene öffentliche Websiteinhalte, Verbindungsdaten und erzeugte Antworten gehören. Bei der Browser-Demo wird beim Öffnen eine Verbindung zu InfoDesk aufgebaut; Sprachdaten werden bei Gesprächsstart über den vorgesehenen Verbindungsweg an OpenAI übermittelt. Eine direkte Browser-Verbindung kann auch Ihre IP-Adresse und technische Verbindungsdaten für OpenAI erkennbar machen.

Für KI-Verarbeitung verwenden wir die API-Dienste von OpenAI Ireland Ltd., Irland. Die Verarbeitung ist nicht auf Europa beschränkt. Bei der Telefon-Demo wird außerdem Telnyx LLC, 600 Congress Avenue, 14th Floor, Austin, TX 78701, USA, für Telefonie eingesetzt. Dieser Anbieter verarbeitet bestimmte Konto-/Verkehrsdaten und weitere vertraglich bezeichnete Daten auch für eigene Zwecke. Datenhinweise der Anbieter: https://openai.com/policies/privacy-policy/ und https://telnyx.com/legal/privacy-policy.

Zweck ist die Bereitstellung der von Ihnen angeforderten Demo-/Assistentenfunktion, gegebenenfalls die Bearbeitung Ihres Anliegens und deren sichere technische Abwicklung. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO bei eigener Vertragsanbahnung oder Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO bei geschäftlicher Erprobung beziehungsweise Vertretung eines Unternehmens. Wird eine zusätzliche einwilligungsbedürftige Verarbeitung angeboten, erfolgt sie nur auf gesonderter Grundlage. Eine Zustimmung zu AGB gilt nicht pauschal als Datenschutz-Einwilligung.

Eine eigene abrufbare Audioaufnahme findet im Standardablauf nicht statt. Soweit Demo- oder Gesprächsdokumentation aktiviert ist, können Texttranskripte, Zusammenfassungen und Notizen gespeichert werden. Transkripte, Gesprächszusammenfassungen, Nachrichten und Notizen werden standardmäßig 30 Tage gespeichert, bei anrufbezogenen Inhalten ab Gesprächsende, sonst ab Erstellung. Buchungskontaktdaten und Terminfreitext werden standardmäßig 90 Tage ab Terminende aufbewahrt. Technische Demo-Versuchsprotokolle, insbesondere Telefonnummer, IP-Adresse, Status und Dauer, werden gesondert zur Durchsetzung von Demo-Limits und zur Missbrauchsvermeidung 90 Tage ab Demo-Start gespeichert; Grundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO und unser Interesse an der Begrenzung missbräuchlicher Nutzung. Die längere Protokollfrist verlängert nicht die Aufbewahrung der Gesprächsinhalte. Sie können die Interaktion jederzeit beenden. Bitte nennen Sie keine nicht benötigten Gesundheits-, Zahlungs- oder Zugangsdaten.

9 Empfänger und internationale Verarbeitung

Wir beschränken Zugriffe auf berechtigte Personen und für die jeweilige Leistung benötigte Empfänger. Dazu können die genannten Hosting-, KI-, Telefonie-, SMS-, Zahlungs- und Mailanbieter sowie erforderlichenfalls Steuerberatung, Rechtsberatung und Behörden gehören. Zusätzliche Verknüpfungen mit Kalender-, WhatsApp- oder Mailkonten verarbeiten Daten im jeweiligen Funktions- und Beauftragungsumfang. Für vom Geschäftskunden beauftragte Gespräche ist dessen Datenschutzinformation maßgeblich.

Bei einer Übermittlung außerhalb des EWR muss eine geeignete Grundlage nach Kapitel V DSGVO bestehen. Je konkretem Empfänger kann dies ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss einschließlich einer für die konkrete Gesellschaft und Tätigkeit geltenden Zertifizierung oder eine Garantie wie EU-Standardvertragsklauseln mit erforderlichen Zusatzmaßnahmen sein. Die jeweils verwendete Grundlage sowie eine Kopie beziehungsweise weitere Informationen zu den Garantien erhalten Sie über legal@zeradion.com. Wir sagen keine ausschließliche EU-Verarbeitung oder umfassende Speicherfreiheit bei allen Anbietern zu.

Bei einer Domainregistrierung übermitteln wir die vom Kunden angegebenen Inhaber-, Organisations-, Anschrift- und Kontaktdaten an Vautron Rechenzentrum AG (NicDirect), Regensburg, sowie die für die gewählte Domainendung zuständige Vergabestelle. Dies dient Registrierung, Inhabernachweis, DNS-Verwaltung, Verlängerung und einem beauftragten Transfer. Grundlage ist die Durchführung der bestellten Domainleistung beziehungsweise bei Unternehmensvertretern unser berechtigtes Interesse an deren Abwicklung. Für eigene Vergabe-, Nachweis-, Missbrauchs- und gesetzliche Zwecke können Registrar und Vergabestelle eigenständig verantwortlich sein. Die jeweiligen Domain- und Datenschutzhinweise werden vor der Registrierung angezeigt; siehe auch Datenschutz bei Vautron. Je nach Domainendung kann die Vergabestelle außerhalb des EWR sitzen; die konkrete Empfänger- und Transferzuordnung ist Voraussetzung für das Angebot dieser Endung.

Beim beauftragten Website-Relaunch werden Websiteinhalte und Bearbeitungsanweisungen an Anthropic Ireland, Limited übermittelt. Für diese Geschäftskundeninhalte gilt das Anthropic Data Processing Addendum; Drittlandverarbeitung einschließlich USA ist möglich und wird über die einschlägigen EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Für Kundendaten handeln wir dabei nach dessen Weisung.

Für angebundene WhatsApp-Funktionen können Meta Platforms Ireland Limited und WhatsApp Ireland Limited Daten im jeweiligen Produktumfang erhalten. Die Cloud-API-Anbieterliste nennt insbesondere USA, Irland, Dänemark und Schweden. Auftragsverarbeitung und eigene Anbieterzwecke werden nach den produktbezogenen Bedingungen getrennt. Bei Weiterübermittlungen aus der EU greifen die dort geregelten Garantien nach Kapitel V DSGVO; es wird keine ausschließliche EU-Speicherung zugesagt.

10 Aufbewahrung und Löschung

Wir speichern Daten so lange, wie der jeweilige zulässige Zweck oder eine gesetzliche Pflicht dies erfordert. Die konkreten Funktionsfristen stehen in den betreffenden Abschnitten. Bei Vertragsende können Account, Rechnungen und Vertragsverwaltung erreichbar bleiben, ohne dass ein neues kostenpflichtiges Abonnement entsteht. Dies rechtfertigt keine unbegrenzte Aufbewahrung sämtlicher Gesprächsinhalte.

Rechnungen werden grundsätzlich acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres aufbewahrt. Weitere steuer-/handelsrechtliche Unterlagen unterliegen den jeweils geltenden Fristen. Für konkrete Rechtsansprüche können erforderliche Nachweise bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährung beziehungsweise Abschluss eines laufenden Verfahrens aufbewahrt werden. Nicht mehr benötigte Inhalte werden gelöscht oder wirksam anonymisiert. Einschränkungen einer Löschung teilen wir bei einer entsprechenden Anfrage mit.

Eigene Sicherungen der beschriebenen produktiven Umgebung haben einen Zyklus von 30 Tagen. Bereits gelöschte Daten werden bei einer erforderlichen Wiederherstellung nicht ohne erneute Bereinigung wieder regulär verwendet. Gesetzlich gesondert aufzubewahrende Rechnungs-/Geschäftsunterlagen werden davon getrennt behandelt.

Gesonderte Anbieterfristen bleiben davon zu unterscheiden: Die Meta-Cloud-API-Bedingungen sehen nach Nutzungsende und Abschluss ausstehender Zustellungen bis zu 90 Tage für die Löschung verbleibender Unternehmensdaten vor, vorbehaltlich gesetzlicher Ausnahmen und begrenzter Sicherungsaufbewahrung. Bei WhatsApp gelten entsprechende Regeln für Kontodaten nach Vertragsende. Dies ist keine allgemeine 90-Tage-Frist für jede Nachricht im laufenden Betrieb.

11 Rechte und Beschwerde

Sie haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt davon unberührt. Kontakt: legal@zeradion.com.

Soweit wir auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Dann wird die Verarbeitung beendet, es sei denn, es liegen die gesetzlichen Gründe für eine Fortsetzung vor. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe besonderer Gründe widersprechen.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder Ort eines vermuteten Verstoßes. Für Zeradion zuständig ist grundsätzlich das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach; Informationen und Beschwerdezugang: https://www.lda.bayern.de/.

12 Automatisierung und Änderungen

Die beschriebenen KI-Funktionen erzeugen Inhalte und können konfigurierte gewöhnliche Aktionen wie Terminbuchungen ausführen. Eine Bewertung oder Priorisierung von Anrufern, biometrische Sprecheridentifikation oder Emotions-/Alters-/Gesundheitsanalyse wird nicht eingesetzt. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO ist für unsere eigenen hier beschriebenen Standardabläufe nicht vorgesehen.

Bei wesentlichen Änderungen der Verarbeitung aktualisieren wir die Informationen und stellen erforderliche ergänzende Hinweise rechtzeitig bereit. Eine Datenschutzerklärung erweitert nicht automatisch die vertraglich oder gesetzlich zulässigen Verarbeitungszwecke.